@Name #TT.MM ^Gig Aufgabe â beim Speichern landen sie automatisch hier.
Zwischen den Tabs wischen: Auf dem Handy kannst du mit dem Finger nach links/rechts wischen, um zwischen Dashboard, Live und den Organisations-Seiten zu wechseln â wie in anderen Apps. Die drei Haupt-Tabs stehen mittig oben, das Zahnrad rechts.
Dashboard â âBraucht deine Aufmerksamkeit": Oben auf dem Dashboard siehst du eine Liste mit allem, was ansteht â sowohl deine eigenen fĂ€lligen Aufgaben als auch automatisch aus den Gigs erkannte To-dos (Vertrag schicken, Reise planen, Hotel buchen âŠ). Tippe auf eine Zeile, um aufzuklappen welche Gigs gemeint sind, und tippe auf einen Gig, um direkt dorthin zu springen.
Zahnrad oben rechts â: Hier findest du Konto & Einstellungen, Musiker, Hilfe, die Logs, ââš Was ist neu" und âĂber Flowgigs". Oben im MenĂŒ steht, als wer du angemeldet bist.
âš Was ist neu: Nach einem Update erscheint beim Ăffnen der App einmalig ein kurzes Popup mit den wichtigsten Neuerungen. Ăber âAlle Ănderungen ansehen â" oder den MenĂŒ-Eintrag ââš Was ist neu" (Zahnrad) siehst du jederzeit die vollstĂ€ndige Update-Historie.
Klicke oben rechts auf + Neue Anfrage. FĂŒlle mindestens Datum und Venue aus â alles andere kann spĂ€ter ergĂ€nzt werden.
Status-Optionen:
- Anfrage â erster Kontakt, noch nichts bestĂ€tigt
- BestĂ€tigt â mĂŒndliche Zusage, kein Vertrag
- FEST â Vertrag unterschrieben, Gig lĂ€uft
- Abgesagt â Gig fĂ€llt aus
Den Status kannst du jederzeit im Bearbeiten-Modal Àndern.
Bevor die Anfrage-Mails verschickt werden, öffnet sich eine SendebestĂ€tigung â du siehst alle EmpfĂ€nger mit E-Mail-Adresse und kannst nochmal prĂŒfen, bevor die Mails rausgehen.
Ăffne einen Gig und klicke auf Anfragen. WĂ€hle die Musiker aus â jeder bekommt automatisch eine E-Mail mit drei Buttons: Ja · Nein · Vielleicht.
Die Antworten erscheinen direkt auf der Gig-Karte als farbige Chips:
- GrĂŒn = Ja
- Rot = Nein
- Grau = Vielleicht
- Gelb/offen = noch keine Antwort
Musiker können auch direkt von der Gig-Karte (Logistik-Tab) wieder entfernt werden â sie bekommen dann automatisch eine Absage-Mail.
â Doppelbuchung: Hat ein Musiker am selben Tag bei einem anderen Gig schon fest zugesagt, erscheint neben ihm ââ schon bei {Venue}". Fragst du ihn trotzdem an, weist der Senden-Dialog nochmal darauf hin â du kannst dann abbrechen oder bewusst trotzdem senden.
Absage gilt fĂŒr den Tag: Wer fĂŒr einen Gig abgesagt hat, ist an diesem Tag fĂŒr alle Gigs ausgegraut und lĂ€sst sich nicht anfragen. Das gilt auch beim Anlegen eines neuen Gigs, und neben dem Namen steht, wann die Absage kam. Wird der Gig verschoben, ist er wieder wĂ€hlbar. Du entscheidest, ob du ihn neu anfragst; automatisch geht nichts raus. Absagen zu Proben, zu Gigs im Papierkorb und zu abgesagten Gigs sperren nichts, und Proben selbst werden nie gesperrt.
Im Booking-Tab siehst du alle Anfragen mit ihrem Kontaktverlauf.
Der Button â Termin festmachen erscheint sobald mindestens ein Musiker âJa" gesagt hat und niemand mehr âAusstehend" ist â auch wenn einzelne Musiker âNein" oder âVielleicht" haben. Erst dann klicken, wenn der Vertrag unterschrieben zurĂŒck ist.
Wenn noch Nein/Vielleicht-Musiker vorhanden sind, erscheint beim Klick eine kurze Sicherheitsabfrage direkt neben dem Button.
đ Kontakt-Button: Loggt ein Kontaktdatum. Klick öffnet einen Datepicker (Standard = heute) â so kannst du auch nachtrĂ€glich Kontakte eintragen. Der Badge auf der Karte zeigt wie viele Tage seit dem letzten Kontakt vergangen sind (grĂŒn 0â2 Tage, orange 3â6, rot 7+).
Sobald der unterschriebene Vertrag zurĂŒck ist: â Termin festmachen klicken.
Folgendes passiert automatisch:
- Status wechselt zu FEST
- Alle Ja-Musiker bekommen eine BestÀtigungsmail
- Ein Google Drive-Ordner wird angelegt â benannt nach Datum und Venue
- Der Gig wird auf der THE BEEFEES Website (WordPress) als Event veröffentlicht
- Eine Flow Lead Aufgaben-Mail geht an alle Flow Leads (Bus buchen, Rechnung stellen)
Vertrag hochladen: Ăber die ⏠Vertrag- bzw. đ Vertrag-Zeile auf der Gig-Karte lĂ€dst du den Scan hoch. Der Google Drive-Ordner wird dabei automatisch angelegt, falls noch keiner existiert â auch schon in der Anfrage-Phase. Der Upload gelingt immer, die Ablage in Drive passiert im Hintergrund.
Den Ordner öffnest du ĂŒber â In Google Drive öffnen im Vertrag-Tab des Bearbeiten-Fensters. So liegt alles zentral und ist fĂŒr alle Flow Leads zugĂ€nglich.
Im Logistik-Tab pflegst du alle organisatorischen Details:
- Zeiten: Bus laden, Abfahrt, Soundcheck (von/bis), Showtime â diese Zeiten erscheinen auch im Kalender der Musiker
- Zeiten auf der Karte: Feld âZeitenâ (âïž Ă€ndern) antippen â alle Zeiten direkt auf der Gig-Karte eintragen, Speichern drĂŒcken. Jede Liste beginnt bei der Zeit davor. Rot markiert = liegt vor der vorherigen Zeit; Speichern geht trotzdem (Showende nach Mitternacht ist erlaubt), die App fragt aber nach. Solange das Feld offen ist, wechselt Wischen nicht den Tab
- Technik auf der Karte: Darunter steht âTechnikâ (âïž Ă€ndern) â PA, Licht, DJ, Nur Backline per HĂ€kchen setzen und speichern
- Reise auf der Karte: Unter âReiseâ stehen Knöpfe ïŒ Mietfahrzeug, ïŒ Fahrgemeinschaft, ïŒ Bahn und ïŒ Ăbernachtung. Antippen legt den Eintrag direkt auf der Karte an; was du eingibst, ist sofort gespeichert, âFertigâ schlieĂt das Feld. Alle Fahrten stehen in einem Kasten: die Kopfzeile zeigt, was gebucht ist (z. B. âđ Mietfahrzeug · đ 2 Fahrgemeinschaftenâ) und ob alle Zugesagten einen Platz haben. Antippen klappt die Fahrten auf. Tippst du auf eine Fahrt, öffnet sie sich direkt an ihrer Stelle zum Ăndern; nochmal antippen oder âFertigâ schlieĂt sie. Gelöscht wird mit dem đ rechts in der Fahrt: zweimal tippen, denn der erste Tipp fragt âLöschen?â. Im Gig-Bearbeiten-Fenster (Reiter Logistik) steht der Löschknopf unten in jeder Fahrt. Das Hotel steht als eigene Zeile darunter (âïž Ă€ndern). LĂ€uft die Reise ĂŒber den Vortag, steht das dort, und geĂ€ndert wird beim Vortags-Gig
- Kopf der Karte: Links die Adresse (StraĂe, darunter PLZ und Ort), rechts groĂ die Gage und darunter die Showtime. Die Adresse antippen öffnet die Karten-App (iPhone/iPad: Apple Karten, sonst Google Maps)
- Beginn = Showtime: âBeginnâ in den Eckdaten und âShowtimeâ in der Logistik sind dasselbe Feld. Wer eins Ă€ndert, Ă€ndert das andere mit
- Bus: Aktivieren wenn ein Bus gebucht wird; Feld fĂŒr den Mieter
- Technik: PA, Licht, DJ, Nur Backline
- Ăbernachtung: Hotel-Adresse und Notizen
- Besetzung: Eingeladene Musiker mit Antwort-Status, per Ă direkt aus dem Gig entfernen
Im Abrechnung-Tab hÀltst du die finanziellen Details fest:
- Gage / Ausfallgage â Ausfallgage wird in der Absage-Mail an Musiker erwĂ€hnt
- Bus gemietet â sobald gesetzt, verschwindet die Aufgabe aus der Flow Lead Aufgaben-Mail
- Rechnung gestellt â ebenso: markieren wenn erledigt
- RechnungsempfĂ€nger + Adresse fĂŒr die Buchhaltung
Im Social Media-Tab kannst du abhaken welche KanÀle bespielt wurden:
- Instagram â Story / Post gemacht
- Facebook â Veranstaltung / Beitrag
Die Website (thebeefees.de) wird automatisch via WordPress-Sync befĂŒllt â kein manueller Haken nötig.
Die App verschickt folgende Mails vollautomatisch im Hintergrund:
- Antworten aus der Mail: Ein Klick auf Zusagen, Absagen oder Vielleicht speichert noch nichts. Es öffnet sich eine Seite mit den Gig-Daten, erst dort bestĂ€tigt der Musiker seine Antwort oder wĂ€hlt eine andere. Nach âVielleichtâ sucht er dort aus, wann die nĂ€chste Erinnerung kommt. Die Antwort lĂ€sst sich aus der Mail auch spĂ€ter noch Ă€ndern
- Kalender-Link in der Mail: fĂŒhrt auf die persönliche Einstellungsseite des Musikers, dort lĂ€sst sich der Kalender abonnieren
- Ausstehend-Erinnerung: 3 Tage nach der Anfrage ohne Antwort, danach alle 3 Tage â per Mail und Telegram, nur an den Musiker
- Vielleicht-Erinnerung: an dem Tag, den der Musiker in Telegram oder nach der Mail gewĂ€hlt hat (ohne Wahl nach 3 Tagen), danach alle 3 Tage. Welche AbstĂ€nde er wĂ€hlen kann, hĂ€ngt davon ab, wie weit der Gig weg ist: ĂŒber ein halbes Jahr 3 Tage / 1 Woche / 2 Wochen, 3 bis 6 Monate 3 Tage / 1 Woche, darunter nur 3 Tage
- Knöpfe in der Erinnerung: â Zusagen · â Absagen · âNoch 3 Tageâ. Ist der Gig weniger als 3 Tage entfernt, fehlt âNoch 3 Tageâ, und am Gig-Tag selbst wird nicht mehr erinnert
- Angepinnt in Telegram: Anfrage und Erinnerung stehen oben im Chat des Musikers, pro Gig immer nur die neueste. Jede Antwort (Telegram, App oder Mail) und âNoch 3 Tageâ lösen den Pin; kommt die nĂ€chste Erinnerung, wird sie wieder angepinnt. Wird der Musiker aus dem Gig genommen, der Gig abgesagt, gelöscht oder ist er vorbei, verschwindet der Pin ebenfalls. Reine Mitteilungen werden nie angepinnt
- Ruhezeit: Zwischen 22 und 8 Uhr geht keine Erinnerung raus, sie kommt nach 8 Uhr. Abschaltbar in den Einstellungen unter Benachrichtigungen. Antworten und Meldungen auf eine Handlung (z. B. eine Absage an den Booker) kommen immer sofort
- Logistik-Check: am eingestellten Wochentag um 8 Uhr, also zum Ende der Ruhezeit
- Booker-Erinnerung: Alle 3 Tage wenn alle zugesagt haben aber der Gig noch nicht FEST ist
- Wochenvorschau: 7 Tage vor jedem FEST-Gig bekommen alle Ja-Musiker eine Zusammenfassung mit Zeitplan â mehrere Gigs in derselben Woche werden kombiniert
- Flow Lead Aufgaben-Erinnerung: Alle 3 Tage solange Bus oder Rechnung noch offen sind
- 7-Tage-Reminder: Persönliche Erinnerungsmail an jeden Musiker eine Woche vorher
Im Musiker-Tab verwaltest du alle Bandmitglieder und Kontakte.
Einrichtungs-Mail senden: Jeder Musiker bekommt eine Mail mit allem zum Verbinden: persönlicher Kalender-Link (einmal in iOS/Google Calendar abonnieren, alle Gigs bleiben automatisch aktuell) und Telegram-VerknĂŒpfung (ein Klick, fertig). Die Mail kann jederzeit erneut verschickt werden, z.B. bei neuem Handy.
Drei Feed-Typen:
- Persönlich (gold): Eigene Gigs mit allen Details (Zeiten, Kontakt, Notizen)
- Sperrtermin (grau): Nur Datum + Stadt â zum Teilen mit Familie oder anderen Bands
- Alle Gigs (grĂŒn): Nur fĂŒr Flow Leads â alle Bandtermine auf einen Blick
Flow Lead: Das grĂŒne Flow Lead Badge kennzeichnet Vertrauensmitglieder. Sie erhalten zusĂ€tzliche Mails (Aufgaben, Alle-Gigs-Kalender) und können sich mit eigenem Login einloggen.
Aktualisierung der Abos: Abonnierte Kalender lĂ€dt das GerĂ€t selbst nach â Apple/iOS meist innerhalb Minuten, Google Kalender oft erst nach Stunden (Google bestimmt das Intervall, der âAktualisieren"-Knopf erzwingt es nicht). Um eine Ănderung sofort zu sehen: das Abo einmal entfernen und mit derselben URL neu hinzufĂŒgen.
Titel der Termine: Der Status steht als Zeichen vorn â â fest, â Anfrage, đ bestĂ€tigt â danach Art und Ort, z.B. ââ · Stadtfest · Bergluch". Die Wörter âFEST" und âAnfrage" stehen nicht mehr im Titel, weil Kalender-Apps in der Monatsansicht hinten abschneiden. Im Klartext steht der Status weiterhin in der ersten Zeile der Beschreibung.
đ Bus im Flow-Lead-Kalender: Ist fĂŒr einen Gig ein Fahrzeug gemietet, trĂ€gt der Termin im Abo Alle Gigs ein đ direkt hinter dem Statuszeichen. Das gilt auch, wenn der Bus schon am Vortag fĂŒr einen anderen Gig gebucht wurde und noch lĂ€uft â dann nennt die Beschreibung, fĂŒr welchen Gig und ab wann. Fahrzeug, Abholort, Mieter und Mitfahrer stehen unter âMietfahrzeuge" in der Terminbeschreibung. Im persönlichen Musiker-Kalender erscheint kein Buszeichen; die Reisedaten stehen dort wie gehabt im Text.
â° Ladezeit-Benachrichtigung: Ăndert sich bei einem festen Gig die Einladen-Zeit (die erste Zeit, zu der jemand da sein muss), fragt die App beim Speichern, ob die mitspielenden Musiker informiert werden sollen. Bei âJa" gehen Telegram + E-Mail mit der neuen Zeit raus â sofort, unabhĂ€ngig vom langsameren Kalender. Beim Ersteintrag der Zeit wird nicht gefragt.
Gelöschte Gigs landen im Papierkorb-Tab und können wiederhergestellt werden.
Beim Löschen eines FEST-Gigs oder beim Setzen auf âAbgesagt" passiert automatisch:
- Alle Ja-Musiker bekommen eine Absage-Mail mit Ausfallgage-Hinweis
- Musiker mit Telegram bekommen zusĂ€tzlich eine Telegram-Nachricht â bei FEST-Absage mit Hinweis auf mögliche Ausfallgage, bei Anfrage-Absage mit kurzem Infotext
- Der WordPress-Event wird von der Website entfernt
- Der Google Drive-Ordner wird umbenannt zu ABGESAGT · Datum · Venue
Papierkorb leeren: Alle EintrĂ€ge auf einmal löschen â erfordert dein eigenes Passwort (nur Admins).
VertrĂ€ge beim endgĂŒltigen Löschen: HĂ€ngen an einem Gig hochgeladene VertrĂ€ge, zeigt der Lösch-Dialog eine Warnung mit Download-Buttons â lade die Dateien vorher herunter, falls du sie behalten willst. Beim endgĂŒltigen Löschen werden sie unwiderruflich vom Server entfernt. Beim normalen âin den Papierkorb" bleiben sie erhalten (Wiederherstellen möglich).
Der Proben-Tab im HauptmenĂŒ ist komplett getrennt von den Gigs â gleiche Infrastruktur (Musiker anfragen, Zu/Absagen, Kalender), aber vereinfachte Ansicht ohne Gage, Bus, Technik etc.
- Neue Probe: Proberaum, Datum, Uhrzeit, Adresse, Notizen/Songs eintragen
- Musiker anfragen â bekommen eine eigene Probe-Anfrage-Mail mit Ja/Nein/Vielleicht-Buttons
- Flow Leads können direkt im Chip zusagen (â / â / ?)
- Vergangene Proben werden unter einem Trenner angezeigt
- Kalender-Abo wird automatisch aktualisiert â Proben erscheinen bei allen Eingeladenen
Wenn zwei Gigs am gleichen Tag stattfinden, können einzelne Musiker direkt zwischen den Gigs umbesetzt werden.
- Ein â-Symbol erscheint auf dem Musiker-Chip, sobald ein anderer Gig am gleichen Tag existiert
- Klick â Ziel-Gig auswĂ€hlen â Besetzungsvorschau
- âBestĂ€tigen & Mails verschicken" â Musiker bekommt eine Umbesetzungs-Mail (Vorher â Jetzt)
- Die Zusage wird automatisch ĂŒbertragen, Kalender-Abo aktualisiert sich automatisch
Wenn zwei Gigs am selben Tag stattfinden, erscheint zwischen den Karten automatisch ein â Besetzungsplaner-Streifen.
- Klick öffnet einen Slide-up mit beiden Gigs nebeneinander
- Alle Musiker beider Gigs auf einen Blick â mit Antwort-Status
- Musiker per â / â zwischen den Gigs verschieben
- Verschobene Musiker werden gold/kursiv hervorgehoben
- âBestĂ€tigen" â alle Ănderungen auf einmal gespeichert, jeder betroffene Musiker bekommt eine Umbesetzungs-Mail
- Der BestĂ€tigen-Button ist deaktiviert, solange keine Ănderungen gemacht wurden
Jede Gig-Karte hat einen đ Verlauf-Button, der eine Chronik aller Aktionen zu diesem Gig aufklappt.
- đ§ Welche Musiker wurden eingeladen (mit Namen)
- â â đ€ Wer hat wie geantwortet â mit Zeitstempel
- đ Status-Ănderungen (Anfrage â FEST etc.)
- â BestĂ€tigungs-Mails (an wen)
Im Slide-up Detail-Sheet (Antippen der Karte auf Mobile) erscheint der Verlauf ganz unten â wird automatisch nachgeladen.
Der Log startet ab dem Zeitpunkt, ab dem die Funktion eingefĂŒhrt wurde â Ă€ltere Aktionen sind nicht rĂŒckwirkend erfasst.
Bevor E-Mails an Musiker verschickt werden, öffnet sich immer eine SendebestÀtigung mit einer EmpfÀnger-Vorschau.
- Gilt fĂŒr: Neue Anfrage, Anfragen und Termin festmachen
- Zeigt alle EmpfÀnger mit Name und E-Mail-Adresse
- â Musiker ohne hinterlegte E-Mail werden markiert
- Erst bei ââ Jetzt senden" gehen die Mails tatsĂ€chlich raus
Flow Leads können sich mit eigenem Benutzernamen und Passwort einloggen.
- Login-Seite: Benutzername oder deine E-Mail-Adresse eingeben + Passwort â Einloggen. GroĂ- und Kleinschreibung der Adresse ist egal
- Erster Login einer neuen Band: Solange die Band noch keinen Admin hat, Benutzernamen-Feld leer lassen und das Start-Passwort eingeben. Danach wird der erste Flow Lead, der sich anmeldet, Admin
- Passwort vergeben (Admin): Musiker-Tab â Flow Lead â Benutzername + Passwort eingeben â âLogin speichern"
- Flow Leads sehen alle Gigs und können alles bearbeiten â Musiker-Verwaltung und Log nur fĂŒr Admins sichtbar
- Eigenes Passwort Ă€ndern: Zahnrad â đ Passwort Ă€ndern â bisheriges und neues Passwort (mind. 8 Zeichen). Deine anderen GerĂ€te werden abgemeldet
- Passwort vergessen: Auf der Login-Seite âPasswort vergessen?â â E-Mail-Adresse eingeben. Es kommt ein Link, der 1 Stunde gilt und nur einmal funktioniert. Danach wirst du ĂŒberall abgemeldet und bekommst eine BestĂ€tigungsmail. Funktioniert nur, wenn im Musiker-Tab deine E-Mail-Adresse eingetragen ist
- Mailadresse geĂ€ndert: Ăndert jemand im Musiker-Tab eine E-Mail-Adresse, bekommt die alte Adresse eine Hinweismail. So fĂ€llt auf, wenn jemand unabgesprochen die Adresse austauscht, an die âPasswort vergessenâ schickt
đ Admin-Rolle: Admin ist kein eigenes Konto, sondern eine Rolle fĂŒr Flow Leads mit eigenem Login. Wer sich als erster Flow Lead einloggt, solange es noch keinen Admin gibt, wird automatisch Admin. Ein Admin kann im Musiker-Tab weitere Flow Leads per Knopf âđ Adminâ zum Admin machen â es dĂŒrfen auch alle sein. Mindestens einer muss es bleiben: den letzten Admin kann man weder entziehen noch löschen. Nur Admins dĂŒrfen Musiker verwalten, Flow-Lead-Rollen und Logins vergeben und das gemeinsame Booker-Passwort Ă€ndern. AktivitĂ€ts-Log und Client-Log sehen nur Admins.
Als Admin öffnest du ĂŒber das Zahnrad â đ Logs â AktivitĂ€ts-Log ein Fenster mit dem Protokoll aller Aktionen ĂŒber alle Gigs. SchlieĂen mit â oder daneben tippen.
- Zeigt: Zeitstempel, Gig, Aktionstyp, Beschreibung, und wer die Aktion ausgefĂŒhrt hat
- Protokolliert: Gig angelegt, Status geÀndert, Felder bearbeitet, Musiker entfernt, Papierkorb, Mails verschickt, Musiker-Antworten
- NĂŒtzlich fĂŒr Debugging: wer hat wann was geĂ€ndert?
- Die letzten 200 EintrÀge werden angezeigt
Musiker die âNein" geantwortet haben, werden auf der Gig-Karte deutlich als nicht verfĂŒgbar markiert:
- Nein-Chips erscheinen unter den Zusagen â getrennt durch eine dĂŒnne Linie
- Rötlicher Hintergrund + durchgestrichener Name = nicht verfĂŒgbar
- Beim â Besetzungsplaner-Streifen zwischen zwei Gigs erscheint ein Hinweis welche Musiker nicht verfĂŒgbar sind
- Im Kalender-Abo steht in der Terminbeschreibung âNicht verfĂŒgbar: Name" direkt unter der Besetzung
Festmachen trotzdem möglich: Gigs können auch mit Nein-Musikern auf FEST gesetzt werden â die BestĂ€tigungsmail geht nur an die Ja-Musiker. Beim Klick auf ââ Termin festmachen" erscheint eine kurze Sicherheitsabfrage mit den Namen der nicht verfĂŒgbaren Musiker.
Der Flowgigs Telegram Bot ermöglicht Booker-Befehle, Musiker-Einladungen und automatische Push-Nachrichten direkt in Telegram.
Booker-Befehle:
- /gigs â NĂ€chste 5 Gigs; tippe auf einen Gig fĂŒr die vollstĂ€ndige Detail-Karte (Zeiten, Bus, Hotel, Besetzung)
- /next â NĂ€chster Gig mit vollstĂ€ndiger Besetzung und allen Zeitpunkten
- /anfragen â Gigs mit offener Besetzung + frĂŒheste Zeit je Gig
- /einladen â Musiker per Telegram anfragen (Gig wĂ€hlen â Musiker auswĂ€hlen â absenden)
- /status â Alle noch ausstehenden Antworten
- /hilfe â BefehlsĂŒbersicht
Freitext-Befehle (KI): âProbe am 25.05. um 19 Uhr" â Probe wird erkannt und angelegt. âStadtfest Köln am 20. Juni" â neuer Gig wird angelegt.
Automatische Benachrichtigungen (Booker):
- â Gig wird FEST â mit To-do-Liste
- đ„ Probe wird FEST
- â Gig oder Anfrage abgesagt
- đ Alle Musiker haben zugesagt
- đ Vertrag ĂŒberfĂ€llig oder Deadline naht
Automatische Benachrichtigungen (Musiker):
- â FEST-Gig abgesagt â âWir melden uns wegen einer möglichen Ausfallgage"
- đ Anfrage abgesagt â âHat sich leider zerschlagen"
- Nur Musiker mit hinterlegter Telegram-Chat-ID und Zusage (Ja) erhalten diese Nachrichten
đ€ Eigenen Bot verbinden (Admin): Bei @BotFather einen Bot anlegen, den Token unter â Einstellungen â Telegram eintragen, speichern. Flowgigs prĂŒft den Token sofort bei Telegram: Ein ungĂŒltiger Token wird nicht ĂŒbernommen, und ein Bot, der schon bei einer anderen Band angemeldet ist, ebenfalls nicht â ein Bot gehört zu genau einer Band. Bei Erfolg steht ââ verbunden mit @âŠâ am Feld, der Bot-Username wird automatisch ĂŒbernommen und der Bot ist sofort aktiv â kein Neustart, niemand wird abgemeldet.
Musiker onboarden: Musiker schickt /start an den Bot â Bot antwortet mit Chat-ID â Booker trĂ€gt die ID im Musiker-Modal ein â ab dann kommen Einladungen auch per Telegram an.
Musiker-Befehle: /meinegigs zeigt eigene kommende Gigs mit Status. Einladungen kommen mit Ja/Nein/Vielleicht-Buttons direkt in Telegram. Bei âVielleicht" fragt der Bot, wann der Musiker Bescheid geben kann; der Booker bekommt einmal âmeldet sich bis âŠâ. Am gewĂ€hlten Tag wird nur der Musiker erinnert (siehe 8 · Automatische E-Mails & Erinnerungen).
đŹ RĂŒckfragen beantworten: Stellt ein Musiker ĂŒber seinen Anfrage-Link eine RĂŒckfrage zum Gig, bekommen alle Flow Leads diese per Telegram â mit einem ââïž Antworten"-Button direkt darunter. Auf den Button tippen, Antwort schreiben, fertig: der Musiker erhĂ€lt sie sofort per Telegram (sonst per E-Mail). Alle Flow Leads sehen anschlieĂend eine kurze BestĂ€tigung, wer geantwortet hat â so antwortet niemand doppelt. (Statt des Buttons funktioniert auch Telegrams eigenes âAntworten" auf die Frage-Nachricht.)
Bevor E-Mails bei Absagen oder Musiker-Entfernungen automatisch rausgehen, öffnet sich ein Vorschau-Dialog:
- Musiker entfernen: Ă klicken â Inline-BestĂ€tigung â â â E-Mail-Dialog öffnet sich
- Gig in Papierkorb: Löschen â Papierkorb? â â â E-Mail-Dialog (nur wenn Ja-Musiker vorhanden)
Im Dialog: Betreff (fest) + EmpfĂ€nger angezeigt, Nachrichtentext editierbar (BegrĂŒĂung, Gig-Box und Footer bleiben immer gleich).
Ohne Mail â Aktion wird durchgefĂŒhrt, aber keine Mail verschickt.
Im Finanz-Bereich des Modals kann die Anzahlungshöhe frei eingegeben werden â als Prozentsatz (%) oder fester Betrag (âŹ). Standard: 20%.
Die Checkbox âKeine Anzahlung vereinbart" blendet die Anzahlungszeile aus und deaktiviert das đ°-Badge auf der Karte.
Im Abrechnung-Tab erscheinen fĂŒr fest-Gigs zwei Buttons: đ Anzahlung und đ Schlussrechnung. Ablauf:
- Button klicken â Modal öffnet sich mit Vorschau (Betrag, Gig-Daten)
- đ„ PDF herunterladen â prĂŒfen bevor du sendest
- đ§ Per E-Mail senden â sendet PDF an die eingetragene EmpfĂ€nger-E-Mail, markiert Rechnung als gestellt
Rechnungsnummer wird automatisch vergeben. GbR-Daten, Bankverbindung, Kleinunternehmer-Regelung in den â Einstellungen â Rechnungsabsender konfigurieren.
In den â Einstellungen gibt es drei neue Bereiche:
- Antwort-Adressen â Buchungs-E-Mail (Antworten auf Anfragen/Erinnerungen) und Buchhaltungs-E-Mail (Antworten auf Rechnungen). Verschickt wird immer ĂŒber das Postfach der App, mit dem Namen der Band als Absendername â deshalb ist der Bandname ein Pflichtfeld
- Rechnungsabsender â GbR-Name, Adresse, Steuernummer, IBAN, BIC
- Rechnungseinstellungen â Standard-Anzahlung, Zahlungsziel, Kleinunternehmer-Checkbox, MwSt-Satz, Nummernformat
- Rechnungsvorlage â 3 Designs wĂ€hlbar: Brief-Stil, Minimal, Klassisch; plus Telefonnummer und Anredetext konfigurierbar
Die App aktualisiert sich automatisch in zwei Situationen:
- Tab-Wechsel: Sobald ihr den App-Tab wieder in den Vordergrund holt (z.B. Vivaldi Sidebar), werden die Gigs sofort neu geladen
- Hintergrund-Refresh: Alle 30 Sekunden wird im Hintergrund geprĂŒft ob sich was geĂ€ndert hat â bei Ănderungen erscheint ein Toast âđ Aktualisiert"
Kein manuelles Neu-Laden mehr nötig.
Im Veranstalter-Block des Edit- und Confirm-Modals gibt es einen neuen Abschnitt "Vertrag":
- Versendet am: Datum, wann der Vertrag abgeschickt wurde
- RĂŒcksendung bis: GewĂŒnschtes RĂŒcksendedatum â wenn dieses ĂŒberschritten wird ohne RĂŒckeingang, bekommt der Versender automatisch eine Erinnerungs-E-Mail
- Versendet von: Dropdown mit Flow Leads â wer den Vertrag versendet hat
- Vertrag zurĂŒckerhalten: Sobald abgehakt, verschwindet der Deadline-Eintrag aus dem Flow Lead Kalender
Im Logistik-Tab erscheint ein Badge đ DD.MM. â bei RĂŒckeingang wird er grĂŒn mit â.
Im Flow Lead Kalenderabo erscheinen zwei Extra-EintrĂ€ge (nur fĂŒr den Versender): "đ Vertrag versendet" am Sendedatum und "â° Vertrag zurĂŒck?" am RĂŒcksendedatum.
Im Vertrag-Block gibt es ein Feld "Interne Notiz". Was dort eingetragen wird:
- Ist in der App fĂŒr alle sichtbar
- Erscheint im Flow Lead Kalenderabo (/alle) in der Gig-Beschreibung
- Ist nicht im persönlichen Musiker-Kalender sichtbar
- Von-Datum: Wird automatisch auf das Gig-Datum vorgeschlagen wenn noch nicht gesetzt
- Bis-Datum: Kann nicht vor dem Von-Datum liegen (Min-Validierung)
- Bus vom Vortag: Checkbox fĂŒr Wochenendbuchungen wo der Bus schon am Vortag abgeholt wird â blendet die Detailfelder aus und zeigt einen Badge auf der Karte
- Reisearten: Im Logistik-Tab kannst du Mietfahrzeug, Privatfahrt oder đ Bahnfahrt anlegen. Bei der Bahn gibt es keine SitzplĂ€tze â du teilst die Musiker bewusst ein, jeder Eingeteilte gilt als versorgt. So verschwindet die âReise planen"-Warnung, sobald alle einer Reise zugeordnet sind.
Der neue Tab "Protokolle" dient als Ablage fĂŒr Meeting-Protokolle und interne Notizen.
- Klicke "+ Protokoll" um ein neues Protokoll anzulegen (Datum, Titel, Freitext)
- Klicke auf einen Eintrag um den Inhalt aufzuklappen
- Jedes Protokoll kann bearbeitet oder gelöscht werden
- Kein Passwort-Schutz â alle die die App nutzen können Protokolle lesen und schreiben
- Aufgaben-Tagging: Schreibe im Protokoll
@Name #TT.MM Aufgabeâ beim Speichern wird daraus automatisch ein To-do im Aufgaben-Tab (siehe 25b).
Der Tab "Aufgaben" (unter Organisation) bĂŒndelt alle To-dos der Band â pro Person zugeordnet, mit optionalem FĂ€lligkeitsdatum.
- Aus dem Protokoll: Tagge Aufgaben mit
@Name #TT.MM Aufgabe, z.B. @Alex #15.07 Setlist finalisieren. Beim Speichern landen sie automatisch hier. Das Datum (#TT.MM) ist optional. - Manuell: Ăber "+ Aufgabe" direkt anlegen (Person + optionales Datum).
- Name-Zuordnung:
@Namematcht auf Spitzname oder Vorname eines aktiven Musikers. Wird ein Name nicht erkannt, meldet die App das beim Speichern. - Erledigen: Haken setzen â erledigte Aufgaben rutschen ans Ende, filterbar ĂŒber Offen / Alle / Erledigt.
- Bearbeiten im Protokoll: Ănderst du eine getaggte Zeile, wird die Aufgabe angepasst; löschst du die Zeile, verschwindet die offene Aufgabe wieder (erledigte bleiben).
- Wer sieht was: Admin sieht alle Aufgaben nach Person gruppiert; Flow Leads/Musiker sehen ihre eigenen.
- Badge: Die Zahl am Tab zeigt heute fĂ€llige + ĂŒberfĂ€llige offene Aufgaben.
- â Automatisch aus Gigs: Unter deinen eigenen To-dos steht ein eingeklappter Block, der sich selbst aus den Gigs fĂŒllt â Antworten einsammeln, Vertrag schicken/nachfassen, Gig festmachen, Reise planen, Hotel buchen, Rechnung/Schlussrechnung/Gage. Diese Punkte musst du nicht abhaken: Sobald du die zugehörige Aktion machst (z.B. Hotel eintragen), verschwinden sie von selbst. Ein Tipp auf einen Gig-Chip springt direkt dorthin. Dieselben Punkte tauchen kompakt im Dashboard unter âBraucht deine Aufmerksamkeit" auf.
Beim Anlegen einer neuen Anfrage gibt es den Button đ§ Aus E-Mail / Text auslesen. Damit können Gig-Infos aus einem Text (z.B. Veranstalter-Mail) automatisch ausgelesen werden.
- Auslesen: Text reinkopieren â "Auslesen" â alle Felder werden automatisch befĂŒllt.
- Nur leere Felder: Schon befĂŒllte Felder bleiben unverĂ€ndert, nur leere werden ergĂ€nzt.
- Lernbeispiel speichern: Nach dem Auslesen kannst du (nach manuellen Korrekturen) auf đ Als Lernbeispiel speichern klicken â die KI lernt so aus euren typischen Anfragen.
â ïž Datenschutz: Bitte nur relevante Textausschnitte eingeben â keine vollstĂ€ndigen E-Mails mit persönlichen Daten (Name, Adresse des Veranstalters).
Technischer Hintergrund: Die KI nutzt die Datei prompts/gig-context.md auf dem Server. Dort sind band-spezifische Formulierungen, typische Venues und Gagen-Begriffe hinterlegt. Diese Datei ist band-spezifisch und nicht öffentlich.
Der KI-Assistent ist nur sichtbar wenn ein ANTHROPIC_API_KEY auf dem Server konfiguriert ist.
Der đŹ-Button unten rechts öffnet den Booking-Buddy. Auf Mobile nimmt er den ganzen Bildschirm ein â SchlieĂen per â-Button oder nach unten swipen.
Freitext (KI): Der Bot erkennt den Intent automatisch:
- âStadtfest Köln am 20. Juni um 21 Uhr" â Gig anlegen
- âProbe am 25.05. um 19 Uhr" â Probe anlegen
- âFrag Alex fĂŒrs Stadtfest an" â Musiker anfragen
- âGerade mit dem Stadtfest telefoniert" â Kontakt eintragen
Slash-Befehle â tippe / fĂŒr die Auswahl:
/nextâ NĂ€chster Gig mit Zeitplan + Besetzung/gigsâ NĂ€chste 5 Gigs/anfragenâ Gigs mit offenen Antworten/statusâ Ausstehend + Vielleicht-Liste/logistikâ Fehlende Bus/Hotel/Vertrag/einladenâ Anfragen-Dialog öffnen/newgigâ Neuen Gig anlegen/kontaktâ Kontakt mit Veranstalter eintragen/hilfeâ Alle Befehle anzeigen